Adminisztráció modern szemmel – automatizált, hatékony megoldások

Az AI már nem a jövő – a KKV‑k jelenét írja újra. De vajon mennyire? (És hol éri meg jobban?)

Titkárpont Kft — Mon, 23 Feb 2026 11:08:58 +0000

Az elmúlt hónapokban egyre élesebben kirajzolódik: az adminisztrációs munkakörök előtt álló legnagyobb forradalom nem emberi, hanem mesterséges. A generatív és agentikus MI megérkezett – nem csöndben, nem finoman, hanem olyan erővel, amely alapjaiban írja át, mit gondolunk hatékonyságról, kapacitásról és asszisztensi feladatokról.

A Az AI már nem a jövő – a KKV‑k jelenét írja újra. De vajon mennyire? (És hol éri meg jobban?) bejegyzés először Titkárpont Kft.-én jelent meg.

Miért érdemes VIP ügyféllé válni: kiemelt előnyök és hűségprogramunk részletei

Titkárpont Kft — Thu, 23 Jan 2025 11:53:00 +0000

Fedezze fel a Titkárpont Kft. VIP ügyfélprogramját, amely különleges előnyöket kínál hűséges ügyfeleink számára! Csatlakozzon hozzánk, és élvezze a szolgáltatások kedvezményes árait, miközben védelmet nyújtunk az infláció ellen. Évente egyszer interjút készítünk Önnel, hogy bemutathassa vállalkozását, és inspirálja a közönséget. Ne hagyja ki ezt az egyedülálló lehetőséget, hogy még sikeresebb legyen! Csatlakozzon most, és tapasztalja meg a VIP programunk előnyeit, amelyekkel megköszönjük elkötelezettségét!

A Miért érdemes VIP ügyféllé válni: kiemelt előnyök és hűségprogramunk részletei bejegyzés először Titkárpont Kft.-én jelent meg.

Hatékonyságnövelés CRM rendszerrel!

Titkárpont Kft — Wed, 21 Feb 2024 15:57:06 +0000

A CRM (Customer Relationship Management) egy olyan ügyfélkapcsolat-kezelő rendszer, amely lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy nyomon kövessék és elemezzék ügyfeleik adatait. Ennek alapján hatékonyabban kommunikálhatnak velük, és jobban megismerhetik igényeiket és elvárásaikat. A kis és középvállalkozások számára is kiváló megoldást nyújt a CRM rendszer, ám nem mindegy, hogy milyen rendszert használunk, hiszen azt mindig az adott cégmérethez és szükséges funkciókhoz kell igazítsuk. Az adatok rendszerezettségének köszönhetően a kisebb cégek is versenyképesebbek tudnak lenni a nagyobb vállalatokkal szemben, miközben megtartják a rugalmasság előnyeit. A CRM rendszer segítségével könnyebben kezelhetők az ügyféladatok, hatékonyabb marketing- és értékesítési stratégiákat alkalmazhatunk és magasabb ügyfélelégedettséget érhetünk el. Tehát, a CRM rendszer implementálása minden vállalkozás életében fontos lépés a megfelelő időben. Ebben a cikkben három kiváló ügyviteli rendszert mutatunk be, amelyek segítenek az üzleti folyamatok hatékonyabbá tételében és az ügyfélelégedettség növelésében. Random választottuk ki őket, ám mindegyikre igaz, hogy kipróbáltuk a gyakorlatban is. Megnéztük, hogy a napi munkavégzés során milyen könnyű vagy nehéz az alkalmazásuk. Microsoft Teams A Microsoft Teams egy olyan csapatmunka-központ, amely lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy egyetlen platformon kommunikáljanak, együtt dolgozzanak, és megosszanak tartalmakat. A Teams számos funkcióval rendelkezik, amelyek segítségével a felhasználók hatékonyabban dolgozhatnak együtt, és növelhetik a termelékenységet. A Teams segítségével a felhasználók online értekezleteket, videókonferenciákat bonyolíthatnak le, képernyőmegosztást, egyéni háttereket is használhatnak közben, webináriumokat tudnak szervezni és lebonyolítani. A Teams Telefon lehetővé teszi a VoIP, az alközpont, a videóhívások, a céges telefonok és a partnerközpont használatát. Az értekezletek hossza legfeljebb 24 óra lehet és egyszerre legfeljebb 300 ember vehet részt rajtuk. Rendkívül hasznos funkciója, hogy az értekezleteket rögzíteni lehet, így azok visszanézhetővé válnak a résztvevők számára. Az értekezletek felvételei legfeljebb 4 óráig érhetők el. A Teams-csatornákban olyan csatornákat tudnak a felhasználók létrehozni, amelyeken belül kommunikálhatnak. A felhasználók könnyen megtalálják a korábbi beszélgetéseiket. A Csatornák funkció korlátozása, hogy egy csapatban legfeljebb 1000 csatorna lehet, beleértve a törölt csatornákat is. Valamit egy privát csatorna legfeljebb 30 tagot tartalmazhat. A Teams rajztábláival lehetőség van arra, hogy a felhasználók, közösen dolgozzanak rajzokon, diagramokon, és egyéb grafikus elemeken. A Teams lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy különböző alkalmazásokat használjanak a Teams-ben, hogy közvetlenül a Teams-ben dolgozzanak, és ne kelljen átváltaniuk más alkalmazásokra. A melléktermek használata csak bizonyos alkalmazásokkal lehetséges, így érdemes utánajrnunk, hogy pontosan mire lenne még szükségünk és az alkalmazások között megtaláljuk-e őket.. A Microsoft Teams egy kiváló funkció, melyhez Sharepoint tárhely is társul. Egy alap előfizetés havidíja bruttó 1 600-2000 Ft/ fő, melyhez vendégként hozzáadhatjuk kollégáinkat, akik bár részlegesen, de élvezhetik az előfizetés előnyeit. A Teams kiváló kezdéshez, feladatok delegálásához, de ügyfél nyomon követéshez nem túl hatékony megoldás. Nézzünk meg most egy olyan CRM rendszert, mely pont utóbbi hiány betöltésére helyezi a fő hangsúlyt, segítségével hatékonyabban építhetjük és kezelhetjük ügyfél kapcsolatainkat. MiniCRM A MiniCRM egy magyar fejlesztésű, felhőalapú ügyfélkapcsolat-kezelő rendszer, amelyet főként kis- és középvállalkozások számára ajánlunk. A rendszer segítségével az értékesítő csapatok hatékonyabban dolgozhatnak, időt takaríthatnak meg és a káoszt is elkerülhetik. Nézzünk kicsit mélyebbre: Az értékesítő csapat rengeteg érdeklődőt követhet az automatikus teendők és értesítések segítségével. A rendszer végigvezeti a kollégákat az értékesítési folyamaton, így mindenki számára egyértelmű, hogy mikor mi a következő lépés.A MiniCRM-ben minden előzmény, feladat és fontos információ egy helyen megtalálható az összes ügyfélről. Nagyobb ügyfélmennyiségnél is átlátható az adatbázis, miközben a rendszer segít azokra fókuszálni, akikből a legtöbb nyereség várható. Az automatikus emlékeztetőkkel a kollégák nem felejtenek el ügyfeleket, az ajánlatok küldését és utánkövetését, így közel nullára csökkenthető a hibák és az elmulasztott feladatok száma.Az üzleti intelligencia eszközzel a vezetők nemcsak az elvégzett és a folyamatban lévő feladatokat, de az automatikusan frissülő riportokkal azok eredményeit is követni tudják. Mindezt valós időben, a telefonálgatás és e-mailezés idejét megspórolva. A MiniCRM rendszer havonta bruttó 50 000 Ft-tól kezdődik és csomagokat tudunk megvásárolni. Természetesen folyamatosan fejlesztik az alkalmazást, így érdemes nyomon követni, hogy illik-e vállalkozásunkhoz. A listán harmadikként az általunk is használt új fejlesztésű rendszert szeretnénk ismertetni AOC System applikáció A hazai és nemzetközi piacra készült, mikro-, kis- és középvállalkozások számára fejlesztett egyszerű ügyviteli szoftver támogatja és megkönnyíti az átlátható és hatékony cégműködést A szoftver fő jellemzője, hogy rendkívül felhasználóbarát, egyszerű és könnyen használhatófelületekkel rendelkezik. Ha a cél a feladatdelegálás, a naptár, az ügyfélkezelés, a kimenő és bejövő számlák egy helyen való áttekintése, a projektmenedzsment és teendők átlátása, akkor javasoljuk a program kipróbálását. Az ingyenes próbaverzió ugyanazokat a funkciókat tudja, mint az előfizetés. A fejlesztés még zajlik, de már most számtalan olyan része van az applikációnak, amit hatékonyan használhatunk. Kipróbálni az alábbi linken lehet: https://app.aocsystem.com/auth/login Tekintsük át, ezt is egy kicsit. Az AOC System applikáció alapértelmezetten az alábbi funkciókat tartalmazza: • A Kezdőlapon a bevételeket és kiadásainkat láthatjuk, mivel a szoftver összeköthető a számlázó programunkkal.• A Naptár funkcióban eseményeket hozhatunk létre, hozzá adhatunk tagokat és tulajdonjog átruházására is van lehetőség, csak úgy, mint egy Google naptárban.• A Feladatkezelőben létrehozhatunk táblákat, felhasználónként sajátot, illetve a közös feladattereket is. Ezeken belül akár havi rendszeres vagy akár a napi feladatok vezetésére is van lehetőség. Minden tábla és abban minden feladat drag and drop módszerrel mozgatható.• A Dokumentumtárban kezelhetjük saját vagy ügyfeleink, munkatársaink dokumentumait is, elkülönített mappákban.• A Pénzügy menüben láthatjuk a bejövő és kimenő számlákat, bankszámlakivonatokat, vevő és szállító partnereinket vezethetjük.• Organizáció, felhasználó kezelés: Itt van lehetőségünk a felhasználókat módosítani, elvenni vagy hozzáadni, jogviszonyukat szerkeszteni stb.•A fejlesztők azt ígérik, hogy hamarosan elérhető a könyvvizsgáló, adatvédelmi tisztviselő, adótanácsadó és ügyvédi nézet is a rendszerben, valamint folyamatosan újabb funkciókkal bővítik az applikációt meglévő és jövőbeni ügyfeleik megelégedettségére. A cikkünk során bemutattuk, hogy milyen előnyökkel járhatnak a CRM rendszerek bevezetése, és hogyan segíthetnek a vállalkozásoknak jobban megérteni és személyre szabni az ügyfél interakciókat. Cégünk, a Titkárpont Kft, a felsorolt 3 alkalmazásból kettőt használ napi szinten. Webinárok, értekezletek szervezéséhez a Teams remek megoldás, költségeink nyomonkövetésére, a dokumentumok megosztására, a feladatok delegálására és projektmenedzsmentre pedig hatékony eszközünk az AOC System alkalmazása. Ám a gyakorlat azt mutatja, hogy érdemes 2-3 ilyen alkalmazást kipróbálni, mielőtt elköteleződünk egy mellett. Szinte naponta fordulnak hozzánk cégvezetők segítségért a hatékony irodai adminisztráció fenntartása érdekében. Virtuális asszisztenseink egyik feladata, hogy segítsék ügyfeleink munkáját és nem csak automatizmusok kialakítására törekednek, hanem az adott

A Hatékonyságnövelés CRM rendszerrel! bejegyzés először Titkárpont Kft.-én jelent meg.

Virtuális asszisztens workshop – Ilyen volt a szombati nap

Titkárpont Kft — Tue, 29 Aug 2023 08:23:09 +0000

Fergeteges csapat gyűlt össze múlt szombaton, a Virtuális asszisztens workshopon, ahol egy célja volt mindenkinek – feltöltődni, hogy a szeptember már csak az ügyfelek adminisztratív problémáinak megoldásával kezdődjön. Egy nyugodt, elkülönített helyen találkoztunk, a Napalatti Közösségi térben, ahol 13-an beszélgettünk az árazásról, az üzleti stratégiánkról, az ügyfélszerzésről és az ügyfelekkel való kommunikációról. Mi tesz igazán egyedivé egy Virtuális asszisztenst? Hogyan lehet eldönteni, hogy alkalmas vagyok-e erre a szakmára? Miért éri meg ezzel foglalkozni? Ezekre és ezekhez hasonló kérdésekre adtuk meg a választ. Ez volt az első ilyen offline találkozónk, amit biztosan megismétlünk majd újra, minden nyáron!

A Virtuális asszisztens workshop – Ilyen volt a szombati nap bejegyzés először Titkárpont Kft.-én jelent meg.

Hány órát dolgozik egy virtuális asszisztens?

Titkárpont Kft — Mon, 07 Aug 2023 20:42:56 +0000

Biztosan elgondolkodtál már azon, hogy miért kell egy alkalmazott asszisztensnek 160-200 órát dolgozni egy hónapban és azt látod mindig van feladata és miért tudja egy virtuális asszisztens 60-80 órában ellátni ugyan azt a feladatot!? Ezen mi is gondolkodtunk, sőt tovább mentünk, már két éve figyeljük és a statisztikai adatokra támaszkodva érdekes konzekvenciákat vontunk le. Az alkalmazottként tevékenykedő asszisztensek reméljük nem veszik zokon, mert nem az a célunk, hogy munkájuk fontosságát csökkentsük, hanem az, hogy felhívjuk a figyelmet a hatékony időbeosztásra és költséghatékony megoldásokra. Egy alkalmazott asszisztens napi 8 órában bejelentve 8 óra 30 percet vagy 9 órát tartózkodik normál esetben az irodában, melyből értelemszerűen 30 perc vagy egy óra hossza az ebédidő. Ez idáig teljesen rendben is van, hiszen a munkáltató csupán napi 8 órában jelenti be, … de vajon ezt mind munkával tölti az asszisztens? A tapasztalat és a számok sajnos nem ezt erősítik meg. A munka törvénykönyve szerint a számítógép előtt dolgozó alkalmazottak óránként 10 perc szünetet kell tartsanak, nos, ez alapból így már – 80 percet, tehát – 1 óra 20 percet jelent a munkaidőből. Már 6 óra 40 percnél járunk a 8 órás munkanap helyett. Senki ne gondolja azt, hogy az ő asszisztense már pedig nem tart óránként szünetet. Sajnos itt nem állhatunk meg. Le kell vonjuk a kv-, víz-, mosdószüneteket, a családi telefonokat, a Social media üzenetek-, cikkek-, hírek olvasását, amik nem a munkavégzéshez tartoznak. Ezek összessége napi 1-1,5 órát jelent a munkaidőből. A munkaidő így 5 óra 20 perce redukálódik. Mi a helyzet a szabadságolással, a táppénzzel? 3 gyermeket nevelő szülő esetén, maximálisan 37 nappal számoljunk. Ez havi szinten átlagosan 3 szabadnapot jelent. A táppénz mértéke egy alkalmazottra 15 nap, melyre 60-70%-os bér fizetendő, gyermekenként további 15 nappal kibővítve szintén ezekkel a feltételekkel. Ha csak hozzávetőlegesen számolunk, mivel nem feltétlenül lesz beteg az alkalmazott, 1 óra 25 perccel csökken a napi munkával töltött idő. Rémületes, de mindezeket figyelembe véve a munkáltató átlagosan napi 4 órát, heti 20 órát , havi 80 órát veszít el, vagyis fizet ki úgy az asszisztensének, hogy nem kap cserébe semmit. Így fordulhat elő, hogy a havi 160 órát dolgozó alkalmazott asszisztens a valóságban csupán 80 órát dolgozik, a munkaidejének 50%-át. A vállalkozás azonban fizeti a teljes munkaidőre járó munkabért, járulékokat és esetlegesen felmerült túlórákat; intézi a szabadságolást és táppénzzel járó bonyodalmakat. Mindenki jól jár! Így van? Mindenki jól jár? Természetesen tisztában vagyunk vele, hogy egy ember nem gép, és igen is meg kell állnia néha, de a mai gazdasági helyzetben törekednünk kell arra, hogy költséghatékony megoldásokhoz forduljunk. Egy virtuális asszisztens ilyen. Egy virtuális asszisztens havonta átlagosan 80 órát dolgozik egy cégnél, ez attól függ, hogy milyen jellegű a munka és mennyit időt kell rászánni. Mivel a VA maga is vállalkozó ezért tisztában van vele, hogy gyorsan, hatékonyan és precízen kell végeznie feladatait, hiszen ügyfele elégedettségére törekszik. Egy olyan bizalmi pozíciót lát el, melyben nem elég az interjú vagy az első pár hét alkalmával bizonyítania rátermettségét, ezt míg ügyfelével kapcsolatban áll minden nap meg kell tennie, fáradtság nélkül. A Titkárpont Kft-nél dolgozó asszisztensek folyamatosan tanulnak és képzik magukat, hogy minél gyorsabban, hatékonyabban és precízebben tudják ellátni ügyfeleink feladatait. Hiszünk abban, hogy egy talpraesett virtuális asszisztens hatalmas segítség lehet egyéni vállalkozók, mikro-kis és középvállalkozások számára, illetve olyan nagyvállalatoknak, akik bővíteni szeretnék asszisztensekkel kisebb-nagyobb időre munkatársaik számát. A virtuális asszisztencia tehát innovatív megoldás mindazok számára, akik költséghatékonyan szeretnének dedikált adminisztrációs segítséget vállalkozásuk számára

A Hány órát dolgozik egy virtuális asszisztens? bejegyzés először Titkárpont Kft.-én jelent meg.