Hatékonyságnövelés CRM rendszerrel!
A CRM (Customer Relationship Management) egy olyan ügyfélkapcsolat-kezelő rendszer, amely lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy nyomon kövessék és elemezzék ügyfeleik adatait. Ennek alapján hatékonyabban kommunikálhatnak velük, és jobban megismerhetik igényeiket és elvárásaikat. A kis és középvállalkozások számára is kiváló megoldást nyújt a CRM rendszer, ám nem mindegy, hogy milyen rendszert használunk, hiszen azt mindig az adott cégmérethez és szükséges funkciókhoz kell igazítsuk. Az adatok rendszerezettségének köszönhetően a kisebb cégek is versenyképesebbek tudnak lenni a nagyobb vállalatokkal szemben, miközben megtartják a rugalmasság előnyeit. A CRM rendszer segítségével könnyebben kezelhetők az ügyféladatok, hatékonyabb marketing- és értékesítési stratégiákat alkalmazhatunk és magasabb ügyfélelégedettséget érhetünk el. Tehát, a CRM rendszer implementálása minden vállalkozás életében fontos lépés a megfelelő időben. Ebben a cikkben három kiváló ügyviteli rendszert mutatunk be, amelyek segítenek az üzleti folyamatok hatékonyabbá tételében és az ügyfélelégedettség növelésében. Random választottuk ki őket, ám mindegyikre igaz, hogy kipróbáltuk a gyakorlatban is. Megnéztük, hogy a napi munkavégzés során milyen könnyű vagy nehéz az alkalmazásuk. Microsoft Teams A Microsoft Teams egy olyan csapatmunka-központ, amely lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy egyetlen platformon kommunikáljanak, együtt dolgozzanak, és megosszanak tartalmakat. A Teams számos funkcióval rendelkezik, amelyek segítségével a felhasználók hatékonyabban dolgozhatnak együtt, és növelhetik a termelékenységet. A Teams segítségével a felhasználók online értekezleteket, videókonferenciákat bonyolíthatnak le, képernyőmegosztást, egyéni háttereket is használhatnak közben, webináriumokat tudnak szervezni és lebonyolítani. A Teams Telefon lehetővé teszi a VoIP, az alközpont, a videóhívások, a céges telefonok és a partnerközpont használatát. Az értekezletek hossza legfeljebb 24 óra lehet és egyszerre legfeljebb 300 ember vehet részt rajtuk. Rendkívül hasznos funkciója, hogy az értekezleteket rögzíteni lehet, így azok visszanézhetővé válnak a résztvevők számára. Az értekezletek felvételei legfeljebb 4 óráig érhetők el. A Teams-csatornákban olyan csatornákat tudnak a felhasználók létrehozni, amelyeken belül kommunikálhatnak. A felhasználók könnyen megtalálják a korábbi beszélgetéseiket. A Csatornák funkció korlátozása, hogy egy csapatban legfeljebb 1000 csatorna lehet, beleértve a törölt csatornákat is. Valamit egy privát csatorna legfeljebb 30 tagot tartalmazhat. A Teams rajztábláival lehetőség van arra, hogy a felhasználók, közösen dolgozzanak rajzokon, diagramokon, és egyéb grafikus elemeken. A Teams lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy különböző alkalmazásokat használjanak a Teams-ben, hogy közvetlenül a Teams-ben dolgozzanak, és ne kelljen átváltaniuk más alkalmazásokra. A melléktermek használata csak bizonyos alkalmazásokkal lehetséges, így érdemes utánajrnunk, hogy pontosan mire lenne még szükségünk és az alkalmazások között megtaláljuk-e őket.. A Microsoft Teams egy kiváló funkció, melyhez Sharepoint tárhely is társul. Egy alap előfizetés havidíja bruttó 1 600-2000 Ft/ fő, melyhez vendégként hozzáadhatjuk kollégáinkat, akik bár részlegesen, de élvezhetik az előfizetés előnyeit. A Teams kiváló kezdéshez, feladatok delegálásához, de ügyfél nyomon követéshez nem túl hatékony megoldás. Nézzünk meg most egy olyan CRM rendszert, mely pont utóbbi hiány betöltésére helyezi a fő hangsúlyt, segítségével hatékonyabban építhetjük és kezelhetjük ügyfél kapcsolatainkat. MiniCRM A MiniCRM egy magyar fejlesztésű, felhőalapú ügyfélkapcsolat-kezelő rendszer, amelyet főként kis- és középvállalkozások számára ajánlunk. A rendszer segítségével az értékesítő csapatok hatékonyabban dolgozhatnak, időt takaríthatnak meg és a káoszt is elkerülhetik. Nézzünk kicsit mélyebbre: Az értékesítő csapat rengeteg érdeklődőt követhet az automatikus teendők és értesítések segítségével. A rendszer végigvezeti a kollégákat az értékesítési folyamaton, így mindenki számára egyértelmű, hogy mikor mi a következő lépés.A MiniCRM-ben minden előzmény, feladat és fontos információ egy helyen megtalálható az összes ügyfélről. Nagyobb ügyfélmennyiségnél is átlátható az adatbázis, miközben a rendszer segít azokra fókuszálni, akikből a legtöbb nyereség várható. Az automatikus emlékeztetőkkel a kollégák nem felejtenek el ügyfeleket, az ajánlatok küldését és utánkövetését, így közel nullára csökkenthető a hibák és az elmulasztott feladatok száma.Az üzleti intelligencia eszközzel a vezetők nemcsak az elvégzett és a folyamatban lévő feladatokat, de az automatikusan frissülő riportokkal azok eredményeit is követni tudják. Mindezt valós időben, a telefonálgatás és e-mailezés idejét megspórolva. A MiniCRM rendszer havonta bruttó 50 000 Ft-tól kezdődik és csomagokat tudunk megvásárolni. Természetesen folyamatosan fejlesztik az alkalmazást, így érdemes nyomon követni, hogy illik-e vállalkozásunkhoz. A listán harmadikként az általunk is használt új fejlesztésű rendszert szeretnénk ismertetni AOC System applikáció A hazai és nemzetközi piacra készült, mikro-, kis- és középvállalkozások számára fejlesztett egyszerű ügyviteli szoftver támogatja és megkönnyíti az átlátható és hatékony cégműködést A szoftver fő jellemzője, hogy rendkívül felhasználóbarát, egyszerű és könnyen használhatófelületekkel rendelkezik. Ha a cél a feladatdelegálás, a naptár, az ügyfélkezelés, a kimenő és bejövő számlák egy helyen való áttekintése, a projektmenedzsment és teendők átlátása, akkor javasoljuk a program kipróbálását. Az ingyenes próbaverzió ugyanazokat a funkciókat tudja, mint az előfizetés. A fejlesztés még zajlik, de már most számtalan olyan része van az applikációnak, amit hatékonyan használhatunk. Kipróbálni az alábbi linken lehet: https://app.aocsystem.com/auth/login Tekintsük át, ezt is egy kicsit. Az AOC System applikáció alapértelmezetten az alábbi funkciókat tartalmazza: • A Kezdőlapon a bevételeket és kiadásainkat láthatjuk, mivel a szoftver összeköthető a számlázó programunkkal.• A Naptár funkcióban eseményeket hozhatunk létre, hozzá adhatunk tagokat és tulajdonjog átruházására is van lehetőség, csak úgy, mint egy Google naptárban.• A Feladatkezelőben létrehozhatunk táblákat, felhasználónként sajátot, illetve a közös feladattereket is. Ezeken belül akár havi rendszeres vagy akár a napi feladatok vezetésére is van lehetőség. Minden tábla és abban minden feladat drag and drop módszerrel mozgatható.• A Dokumentumtárban kezelhetjük saját vagy ügyfeleink, munkatársaink dokumentumait is, elkülönített mappákban.• A Pénzügy menüben láthatjuk a bejövő és kimenő számlákat, bankszámlakivonatokat, vevő és szállító partnereinket vezethetjük.• Organizáció, felhasználó kezelés: Itt van lehetőségünk a felhasználókat módosítani, elvenni vagy hozzáadni, jogviszonyukat szerkeszteni stb.•A fejlesztők azt ígérik, hogy hamarosan elérhető a könyvvizsgáló, adatvédelmi tisztviselő, adótanácsadó és ügyvédi nézet is a rendszerben, valamint folyamatosan újabb funkciókkal bővítik az applikációt meglévő és jövőbeni ügyfeleik megelégedettségére. A cikkünk során bemutattuk, hogy milyen előnyökkel járhatnak a CRM rendszerek bevezetése, és hogyan segíthetnek a vállalkozásoknak jobban megérteni és személyre szabni az ügyfél interakciókat. Cégünk, a Titkárpont Kft, a felsorolt 3 alkalmazásból kettőt használ napi szinten. Webinárok, értekezletek szervezéséhez a Teams remek megoldás, költségeink nyomonkövetésére, a dokumentumok megosztására, a feladatok delegálására és projektmenedzsmentre pedig hatékony eszközünk az AOC System alkalmazása. Ám a gyakorlat azt mutatja, hogy érdemes 2-3 ilyen alkalmazást kipróbálni, mielőtt elköteleződünk egy mellett. Szinte naponta fordulnak hozzánk cégvezetők segítségért a hatékony irodai adminisztráció fenntartása érdekében. Virtuális asszisztenseink egyik feladata, hogy segítsék ügyfeleink munkáját és nem csak automatizmusok kialakítására törekednek, hanem az adott
