A CRM (Customer Relationship Management) egy olyan ügyfélkapcsolat-kezelő rendszer, amely lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy nyomon kövessék és elemezzék ügyfeleik adatait. Ennek alapján hatékonyabban kommunikálhatnak velük, és jobban megismerhetik igényeiket és elvárásaikat. A kis és középvállalkozások számára is kiváló megoldást nyújt a CRM rendszer, ám nem mindegy, hogy milyen rendszert használunk, hiszen azt mindig az adott cégmérethez és szükséges funkciókhoz kell igazítsuk. Az adatok rendszerezettségének köszönhetően a kisebb cégek is versenyképesebbek tudnak lenni a nagyobb vállalatokkal szemben, miközben megtartják a rugalmasság előnyeit.
A CRM rendszer segítségével könnyebben kezelhetők az ügyféladatok, hatékonyabb marketing- és értékesítési stratégiákat alkalmazhatunk és magasabb ügyfélelégedettséget érhetünk el. Tehát, a CRM rendszer implementálása minden vállalkozás életében fontos lépés a megfelelő időben.
Ebben a cikkben három kiváló ügyviteli rendszert mutatunk be, amelyek segítenek az üzleti folyamatok hatékonyabbá tételében és az ügyfélelégedettség növelésében. Random választottuk ki őket, ám mindegyikre igaz, hogy kipróbáltuk a gyakorlatban is. Megnéztük, hogy a napi munkavégzés során milyen könnyű vagy nehéz az alkalmazásuk.
Microsoft Teams
A Microsoft Teams egy olyan csapatmunka-központ, amely lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy egyetlen platformon kommunikáljanak, együtt dolgozzanak, és megosszanak tartalmakat. A Teams számos funkcióval rendelkezik, amelyek segítségével a felhasználók hatékonyabban dolgozhatnak együtt, és növelhetik a termelékenységet.
A Teams segítségével a felhasználók online értekezleteket, videókonferenciákat bonyolíthatnak le, képernyőmegosztást, egyéni háttereket is használhatnak közben, webináriumokat tudnak szervezni és lebonyolítani. A Teams Telefon lehetővé teszi a VoIP, az alközpont, a videóhívások, a céges telefonok és a partnerközpont használatát. Az értekezletek hossza legfeljebb 24 óra lehet és egyszerre legfeljebb 300 ember vehet részt rajtuk. Rendkívül hasznos funkciója, hogy az értekezleteket rögzíteni lehet, így azok visszanézhetővé válnak a résztvevők számára. Az értekezletek felvételei legfeljebb 4 óráig érhetők el.
A Teams-csatornákban olyan csatornákat tudnak a felhasználók létrehozni, amelyeken belül kommunikálhatnak. A felhasználók könnyen megtalálják a korábbi beszélgetéseiket. A Csatornák funkció korlátozása, hogy egy csapatban legfeljebb 1000 csatorna lehet, beleértve a törölt csatornákat is. Valamit egy privát csatorna legfeljebb 30 tagot tartalmazhat.
A Teams rajztábláival lehetőség van arra, hogy a felhasználók, közösen dolgozzanak rajzokon, diagramokon, és egyéb grafikus elemeken.
A Teams lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy különböző alkalmazásokat használjanak a Teams-ben, hogy közvetlenül a Teams-ben dolgozzanak, és ne kelljen átváltaniuk más alkalmazásokra. A melléktermek használata csak bizonyos alkalmazásokkal lehetséges, így érdemes utánajrnunk, hogy pontosan mire lenne még szükségünk és az alkalmazások között megtaláljuk-e őket..
A Microsoft Teams egy kiváló funkció, melyhez Sharepoint tárhely is társul. Egy alap előfizetés havidíja bruttó 1 600-2000 Ft/ fő, melyhez vendégként hozzáadhatjuk kollégáinkat, akik bár részlegesen, de élvezhetik az előfizetés előnyeit. A Teams kiváló kezdéshez, feladatok delegálásához, de ügyfél nyomon követéshez nem túl hatékony megoldás.
Nézzünk meg most egy olyan CRM rendszert, mely pont utóbbi hiány betöltésére helyezi a fő hangsúlyt, segítségével hatékonyabban építhetjük és kezelhetjük ügyfél kapcsolatainkat.
MiniCRM
A MiniCRM egy magyar fejlesztésű, felhőalapú ügyfélkapcsolat-kezelő rendszer, amelyet főként kis- és középvállalkozások számára ajánlunk. A rendszer segítségével az értékesítő csapatok hatékonyabban dolgozhatnak, időt takaríthatnak meg és a káoszt is elkerülhetik.
Nézzünk kicsit mélyebbre:
Az értékesítő csapat rengeteg érdeklődőt követhet az automatikus teendők és értesítések segítségével. A rendszer végigvezeti a kollégákat az értékesítési folyamaton, így mindenki számára egyértelmű, hogy mikor mi a következő lépés.
A MiniCRM-ben minden előzmény, feladat és fontos információ egy helyen megtalálható az összes ügyfélről. Nagyobb ügyfélmennyiségnél is átlátható az adatbázis, miközben a rendszer segít azokra fókuszálni, akikből a legtöbb nyereség várható. Az automatikus emlékeztetőkkel a kollégák nem felejtenek el ügyfeleket, az ajánlatok küldését és utánkövetését, így közel nullára csökkenthető a hibák és az elmulasztott feladatok száma.
Az üzleti intelligencia eszközzel a vezetők nemcsak az elvégzett és a folyamatban lévő feladatokat, de az automatikusan frissülő riportokkal azok eredményeit is követni tudják. Mindezt valós időben, a telefonálgatás és e-mailezés idejét megspórolva.
A MiniCRM rendszer havonta bruttó 50 000 Ft-tól kezdődik és csomagokat tudunk megvásárolni. Természetesen folyamatosan fejlesztik az alkalmazást, így érdemes nyomon követni, hogy illik-e vállalkozásunkhoz.
A listán harmadikként az általunk is használt új fejlesztésű rendszert szeretnénk ismertetni
AOC System applikáció
A hazai és nemzetközi piacra készült, mikro-, kis- és középvállalkozások számára fejlesztett egyszerű ügyviteli szoftver támogatja és megkönnyíti az átlátható és hatékony cégműködést
A szoftver fő jellemzője, hogy rendkívül felhasználóbarát, egyszerű és könnyen használhatófelületekkel rendelkezik. Ha a cél a feladatdelegálás, a naptár, az ügyfélkezelés, a kimenő és bejövő számlák egy helyen való áttekintése, a projektmenedzsment és teendők átlátása, akkor javasoljuk a program kipróbálását.
Az ingyenes próbaverzió ugyanazokat a funkciókat tudja, mint az előfizetés. A fejlesztés még zajlik, de már most számtalan olyan része van az applikációnak, amit hatékonyan használhatunk.
Kipróbálni az alábbi linken lehet: https://app.aocsystem.com/auth/login
Tekintsük át, ezt is egy kicsit. Az AOC System applikáció alapértelmezetten az alábbi funkciókat tartalmazza:
• A Kezdőlapon a bevételeket és kiadásainkat láthatjuk, mivel a szoftver összeköthető a számlázó programunkkal.
• A Naptár funkcióban eseményeket hozhatunk létre, hozzá adhatunk tagokat és tulajdonjog átruházására is van lehetőség, csak úgy, mint egy Google naptárban.
• A Feladatkezelőben létrehozhatunk táblákat, felhasználónként sajátot, illetve a közös feladattereket is. Ezeken belül akár havi rendszeres vagy akár a napi feladatok vezetésére is van lehetőség. Minden tábla és abban minden feladat drag and drop módszerrel mozgatható.
• A Dokumentumtárban kezelhetjük saját vagy ügyfeleink, munkatársaink dokumentumait is, elkülönített mappákban.
• A Pénzügy menüben láthatjuk a bejövő és kimenő számlákat, bankszámlakivonatokat, vevő és szállító partnereinket vezethetjük.
• Organizáció, felhasználó kezelés: Itt van lehetőségünk a felhasználókat módosítani, elvenni vagy hozzáadni, jogviszonyukat szerkeszteni stb.
•A fejlesztők azt ígérik, hogy hamarosan elérhető a könyvvizsgáló, adatvédelmi tisztviselő, adótanácsadó és ügyvédi nézet is a rendszerben, valamint folyamatosan újabb funkciókkal bővítik az applikációt meglévő és jövőbeni ügyfeleik megelégedettségére.
A cikkünk során bemutattuk, hogy milyen előnyökkel járhatnak a CRM rendszerek bevezetése, és hogyan segíthetnek a vállalkozásoknak jobban megérteni és személyre szabni az ügyfél interakciókat.
Cégünk, a Titkárpont Kft, a felsorolt 3 alkalmazásból kettőt használ napi szinten. Webinárok, értekezletek szervezéséhez a Teams remek megoldás, költségeink nyomonkövetésére, a dokumentumok megosztására, a feladatok delegálására és projektmenedzsmentre pedig hatékony eszközünk az AOC System alkalmazása. Ám a gyakorlat azt mutatja, hogy érdemes 2-3 ilyen alkalmazást kipróbálni, mielőtt elköteleződünk egy mellett.
Szinte naponta fordulnak hozzánk cégvezetők segítségért a hatékony irodai adminisztráció fenntartása érdekében. Virtuális asszisztenseink egyik feladata, hogy segítsék ügyfeleink munkáját és nem csak automatizmusok kialakítására törekednek, hanem az adott céghez leginkább illő ügyviteli rendszert ajánlják, van, hogy néha többet is.
Ahogy a vállalkozások egyre inkább digitalizálódnak és az ügyfélkapcsolatok egyre összetettebbek lesznek, a CRM rendszerek szerepe még inkább hangsúlyossá válik. Adatainkat hatékonyan kezelhetjük, ügyfeleinkkel szorosabb kapcsolatot építhetünk, és üzleti folyamatainkat optimalizálhatjuk. Természetesen mindezt egy excelben is vezethetjük, de vizsgáljuk meg, ha fejlődni akarunk, ha fejleszteni akarjuk vállalkozásunkat és véges az erőforrás és az idő, ott csak a hatékonyság növelésével tudunk növekedést elérni. A felsorolt alkalmazások pontosan ebben tudnak segíteni.
Összességében a CRM rendszerek nem csak technológiai megoldások, hanem stratégiai eszközök is. Ha még nem használod őket, érdemes elgondolkodnod a bevezetésükön, hogy vállalkozásod még hatékonyabb és versenyképesebb legyen.
